Stichting Bus (hierna: Stichting Bus) verwerkt persoonsgegevens.
Stichting Bus dient met ingang van 25 mei 2018 te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
In dit privacystatement geven wij aan op welke wijze wij omgaan met persoonsgegevens door Stichting Bus.
1. Verantwoordelijkheid
Verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens is het bestuur van Stichting Bus Heerhugowaard. Vanuit het bestuur heeft de secretaris aandachtsgebied gegevensbescherming als taak.
2. Welke gegevens verwerkt Stichting Bus en waarom?
Stichting Bus verwerkt gegevens van abonnementhouders en van vrijwilligers. Deze gegevens zijn nodig voor de uitvoering van de dienstverlening van Stichting Bus.
3. Gegevens van leden
De volgende gegevens verstrekt het lid bij aanmelding: heer/mevrouw, volledige naam, adres, rollatorgebruik wel/niet, rolstoelgebruik wel/niet, e-mailadres, telefoonnummers, alle voorgaande gegevens maar dan betrekking hebbend op de tweede contactpersoon, geboortedatum, IBAN.
Stichting Bus noteert zelf bovendien: startdatum abonnement, aard abonnement (contract/privé), abonnee-specifieke opmerkingen die van belang zijn voor de dienstverlening, machtigingskenmerk, ingangsdatum incasso.
Bij de beëindiging van een abonnement wordt de reden van opzegging genoteerd, de einddatum abonnement en datum beëindiging incasso.
4. Gegevens van vrijwilligers
De volgende gegevens verstrekt de vrijwilliger bij aanmelding: heer/mevrouw, volledige naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer(s), geboortedatum.
Stichting Bus noteert zelf bovendien: startdatum als vrijwilliger, roepnaam, taak, geldigheid van het rijbewijs en eventuele medische keuringen. Bij beëindiging de datum en reden.
5. Waarom verwerken wij deze gegevens?
Deze gegevens zijn nodig om de diensten te kunnen leveren. De kern van de dienstverlening is het verzorgen van begeleid vervoer binnen de gemeente. Het spreekt voor zich dat daarvoor naam, adres en telefoonnummer nodig zijn. Wel/geen rollatorgebruik en/of rolstoelgebruik is belangrijke informatie voor de chauffeurs/bijrijders van de bussen. De abonnee-specifieke gegevens zijn ook van belang; een voorbeeld: “visuele beperking, er gaat een begeleider mee”. Tenslotte is het bankrekeningnummer nodig in verband met het voldoen van het abonnementsgeld. De geboortedatum wordt genoteerd om te kunnen feliciteren en om statistiek op het ledenbestand te kunnen uitvoeren.
6. Wie kan er bij welke persoonsgegevens?
Wie kan er intern bij persoonsgegevens? Stichting Bus gebruikt voor het verwerken van alle gegevens een softwarepakket. In deze software is vastgelegd welke autorisaties aanwezig zijn. Een overzicht van de gegevens en de gebruikers:
• naam-adres-woonplaats-telefoonnummer-abonneespecifiek: zichtbaar voor alle vrijwilligers die betrokken zijn bij de planning en het vervoer;
• overige persoonsgegevens exclusief IBAN: zichtbaar voor alle vrijwilligers met een administratieve taak;
• de IBAN-gegevens: uitsluitend zichtbaar voor de financiële administratie. In een autorisatiematrix wordt dit gedetailleerd weergegeven. De autorisatiematrix is zichtbaar in het planningssoftwarepakket.
7. Uitwisselen van persoonsgegevens met externe partijen
Stichting Bus wisselt geen persoonsgegevens uit met externe partijen.
8. Bewaartermijn
Gegevens gerelateerd aan het abonnement worden in beperkte vorm na beëindiging van het abonnement bewaard om statistische informatie zoals aantallen ritten over de jaren heen te kunnen genereren. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk is bepaald.
9. Inzagerecht, verwijdering, vragen, klachten
Elke abonnee of vrijwilliger heeft recht
• op inzage in de gegevens die Stichting Bus verwerkt;
• om de geregistreerde gegevens te laten wijzigen of te verwijderen;
• een klacht in te dienen.
De abonnee of vrijwilliger kan daarvoor contact opnemen met Stichting Bus.
Daar kan een ieder uiteraard ook terecht voor vragen.
10. Wijzigingen
Dit privacyreglement kan worden gewijzigd.
Wijzigingen worden via de website en via mailberichten bekend gemaakt.
Vragen?
Heeft u vragen of opmerkingen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens binnen de website van Stichting Bus? Neem dan contact op via het mailadres of ons contactformulier.
Stichting Bus, gevestigd te Heerhugowaard is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Vastgesteld in het bestuur op 01 oktober 2019.
Gegevensbescherming APV-2018 van toepassing.